2.機構臃腫、人浮于事是產生浪費時間的原因。

　　我讀一年級時，算術入門節上問道：'兩個挖溝工人2天挖成一條水溝，如果此溝由四個人來挖，需要多久才能挖完？'對-年級的學生來說。正確答案當然是'一天'.如果聯系列管邢者的上作上，那么正確答案也許就是'4天'，甚至可能是'沒完沒了'.也可能是因為任務繁重，力量不夠。在這種情況下、任務也許可以完成，但工作會有所損失。不過，這并非是一條規律。在通常情況下，總是人多了一點，因此缺乏工作效率。他們總要花越來越多的時間來協調人員之間的相互關系，而這些時間本來是應該花在工作上的。

　　有一個鑒別人浮于事的可靠標準。如果高級管理人員（持別是經理）不得不將他工作時間的十分之一花在處理'人際關系'上，花在處理內部的不和與磨擦上，花在處理內部的權限之爭以及相互合作等問題上時，那么這支隊伍肯定是人浮于事了。人多了反而會互相妨礙工作，反而會成為實現績效的障礙。在精干的機構里，人們都有充分的活動余地，不大會發生碰撞與沖突，也不需要到處去做解釋才能把工作進行下去。

3.另一個常見的浪費時間的原因是機構功能不健全，其主要癥狀就是會議過多。

　　從定義上說，不斷開會就是承認機構有缺陷。因為不開會的話，人們就可以把時間花在工作上，人們沒法同時干兩件事。每次會議必然會產生一大堆小型的后續會議——包括正式的和非正式的，不管是哪類會議，開起來總要好幾個小時。因此，會議必須要有明確的目的。沒有目的的會議，開起來令人討厭，而且害處也很大。

　　更重要的是，我們只能偶爾采用一下開會的辦法，決不能將它當成一條規則。倘若一個機構里的人一天到晚都在開會，那就沒人干工作了。不管是什么機構，只要時間記錄顯示會議開得過多，它必然是個消費時間的、功能不健全的機構。

　　不過也有例外，有些特殊的組織就是為開會而成立的，諸如杜邦公司和新澤四美孚石油公司這樣的大公司的董事會。

4.最后一個浪費時間的原因是信息功能不健全。
 
　　統一安排可以自由支配的時間

　　假如大家對自己的時間使用情況作了詳細的記錄。對記錄進行了分析，并在此基礎上努力地去管理好自己的時間。那么他對自己有多少時間可以用來做重要的工作心中是有數的。然而，他到底有多少自己可以以支配的、可用于做重要工作的、能為本單位真正作出貢獻的時間？

　　卓有成效的管理者明白：必須用好自己可以支配的時間。他知道自己需要的是整塊的時間，零答碎碎的時間是派不上用場的。如果能把零星時間合并成大塊時間，就是只有四分之個工作日，也可以完成一件重要的事情，假如這些時間都是零打碎敲的，這里15分鐘、那里半小時，就是有四分之三個工作日，也干不成什么事情。
 
　　所以，管理好時間的最后一條措施就是如何把記錄和分析所顯示的、通常是屬于管理者自己可以支配的時間集中起來。
 
　　這樣做的辦法還不少。比如高層人員通常每周可以在家里辦一天公，編輯和科研人員通常就是采用這種辦法來集中時間的。

　　還有些人每周專門撥出兩天時間（如星期一、星期五）從事日常工作（諸如會議、檢查、研究問題等等），而將其余幾天的上午都留出來處理重要事務。
 
　　另一種采用得較為廣泛的辦法是每天上午在家里安排出一段時間來。
 
　　在卡爾松教授的研究報告中，曾經提到過一位極有工作效率的管理者，他每天去班前總要在自己的書房里工作一個半小時，期間不接任何電話。由于還要按時上班，這一做法意味著每天必須一清早就得起來工作。不過這種處理重要事情的辦法顯然要比'把工作帶回家去，吃過晚飯后再干幾小時'的做法更加可取，因為到那么晚時，大多數管理者早已精疲力竭，要想干好上作也很困難。再說，對中年人或者年紀較大者來說，每天早點起床晚上早點休息或許會更好一些。喜歡把工作帶回家來開夜車的人這么多，這里恰恰有-個很糟糕的情況：既然可以開夜車，白天何必要工作得那么緊張呢？于是白天的時間往往就管理不好了。

　　一切卓有成效的管理者都懂得：對時間的控制與管理不能一勞水逸。他們要持續不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，還必須根據自己可以支配的時間的多少，給一些重要的活動定下必須完成的期限。

　　我所了解的一位工作效率極高的人。他身邊總帶著兩張單子——一張是關于緊急事情的單子。另一張上記錄必須要做的、但卻不是特別重要的事。每件事后都注有必須完成的期限。當他發現期限越來越近時，他就知道自己對以支配的時間越來越少了。

　　時間是最緊缺的資源，若不將時間管理好，要想管理好其他別的事情那只是空談。另外，分析自己的時間安排是可取的，它也是系統地分析自己的工作、鑒別出哪些才是最重要的活動的一種方法。

　　“認識你自己”這句充滿智慧的古訓對現代的凡人來說實在是太難理解了。不過，如果你希望自己的工作卓有成效、能為別人作出貢獻的話，那你還是可以遵照'掌握自己的時間'這一條去做的。